Projektinhallintaan ja seurantaan on tarjolla monia työkaluja. Omaan käyttöömme valitsimme Basecampin, jonka avulla saimmekin vähennettyä toimiston sähköpostitulvaa merkittävästi. Ajattelinkin näyttää esimerkin siitä, miten tämä toimii meillä!
Mikä on Basecamp?
Basecamp on pilvessä toimiva palvelu nimenomaan projektinhallintaan ja sen sisäiseen viestintään. Jokaiselle projektille luodaan oma tila missä sen jäsenet voivat keskustella, jolloin projektiin liittyvät asiat kerääntyvät hyvin samaan paikkaan.
Jokaiseen urakkaan voi valita projektissa käytetävät työkalut:
- Campfire: Chat-tyyppinen reaaliaikainen keskustelutila
- Message Board: Foorumityyppinen keskustelualue
- To-dos: Tehtävälistat
- Schedule: Aikataulut
- Automatic Check-ins: Automaattiset, ajoitetut kyselyt ja tarkistukset (esimerkiksi ”mitä teit tällä viikolla” tai ”onhan varmuuskopiot otettu”)
- Docs & Files: Tiedostojen hallinta
- Email Forwards: Sähköpostien ohjaus – tänne ohjatut sähköpostit tulevat Basecamppiin esimerkiksi keskusteltavaksi
Kaikkia työkaluja ei ole pakko ottaa käyttöön jokaisessa projektissa, vaan pienemmässä urakassa voi käyttää vaikka vain keskustelualuetta ja tehtävälistoja – kannattaa miettiä mitkä työkalut auttavat missäkin työssä.
Basecampin hinnoittelu on muuttunut vuodentakaisesta; nyt valittavissa on vain yksi paketti, joka maksaa 99 dollaria kuussa. Meillä on vanhempi ns. starter-paketti, joka maksaa 29 dollaria kuussa – tämä sisältää yllämainitut työkalut ja se on riittänyt meille mainiosti.
Tarkemmin Basecampin toiminnasta voi lukea heidän omilta sivuiltaan.
Case: Projekti X
Projektimme (nimi muutettu) on perinteinen sovelluskehityksen projekti, johon suunnitellaan ja toteutetaan uusia ominaisuuksia koko ajan. Ominaisuuksista ja korjauksista keskusteltiin välillä pitkissä ja sekavissa sähköpostiketjuissa, ja aiheet tuppasivat haarautumaan – tietojen etsiminen jälkeenpäin kävi vaivalloiseksi. Tavoitteenamme oli saada asiat parempaan järjestykseen, ja Basecamp tulikin siinä apuun. Olimme testanneet Basecamppia sisäisesti jo hyvän aikaa ja nyt otimme tämän ensimmäistä kertaa käyttöön asiakkaan kanssa.
Tällä hetkellä projektissa on käytössä neljä työkalua: keskustelualue, tehtävälistat, aikataulut ja campfire. Myös automaattiset kyselyt sekä tiedostot ovat aktiivisena, mutta näille ei ole vielä tullut tarvetta. Käydään läpi hieman miten käytämme eri työkaluja tässä projektissa:
Keskustelualue
Tämä on oikeastaan tärkein osa projektia. Jokainen uusi keskustelualueen viestiketju on uusi ominaisuus, korjaus tai muu tehtävä sen sisällä. Jokaisen viestiketjun alla on keskustelua ja määrittelyä liittyen kyseiseen aiheeseen – alla esimerkkikuvassa listaus kuvitteellisista aiheista. Merkitsemme valmiit aiheet lisäämällä otsikkoon ”valmis” emojin ✅, jolloin pysymme paremmin kärryillä mitkä asiat ovat vielä työn alla ja mitkä jo hoidettuja. Voimme merkitä myös kiireellisiä tehtäviä omilla emojeillaan mikäli haluamme jonkun ketjun erottuvan.
Itse ketjun sisälle voidaan laittaa kuvaus aiheesta ja lisätä siihen liittyviä kuvia tai dokumentteja. Voimme myös linkittää siihen liittyvät tehtävälistat viestiketjuun ja näin saada nivottua niitäkin yhteen.
Tehtävälistat
Tänne listaamme tehtävien vaiheet ja merkkaamme niitä valmiiksi sitä mukaa kun ne valmistuvat. Pidämme eräässä asiakasprojektissa täällä myös ns. työlistaa, jossa on kuvattuna mitä milloinkin on työn alla ja missä järjestyksessä. Tehtävissä on sitten linkki keskustelualueella niistä olevaan kuvaukseen. Jokaiseen to-do elementtiin voi asettaa päivämäärän mihin mennessä tehtävän on oltava valmis, ja tämä synkronoituu automaattisesti aikataulujen puolelle.
Aikataulut
Tämä päivittyy täysin automaattisesti tehtävälistan avustuksella. Merkityt tehtävät, joilla on tietty valmistumispäivämäärä tulevat tähän listaan. Listaan voi myös lisätä tapaamisia ja muita huomionarvoisia päivämääriä.
Campfire
Tämä on ollut käytössä ns. pikaisiin kysymyksiin ja reaaliaikaiseen keskusteluun kun puhelinyhteyttä tai tapaamista ei välttämättä tarvittu eikä aihe ole niin suuri, että siitä kannattaisi tehdä omaa viestiketjua. Campfiressä puitava nopea kysymys voisi olla esimerkiksi ”Onko huomenna aikaa palaverille?” tai ”Pääsetkö torstaina kahville?”.
Automaattiset kyselyt
Automaattisia kyselyitä ei ole tällä hetkellä käytössä tämän projektin kohdalla, mutta toisessa on projektissa automatisoimme tarkastuksen varmuuskopioista. Tämä muistuttaa kerran viikossa tarkistamaan varmuuskopioiden onnistumisen; vaikka kopiot haetaankin joka yö, ne on hyvä silti varmistaa silloin tällöin. Automaattisilla kyselyillä voisi toki vaikka kysellä viikon päätteeksi, mitä sait aikaan tai maanantaina kysyä mitä meinaat tulevalla viikolla tehdä.
Tiedostojen hallinta
Tiedostoja ja dokumentteja on tässä projektissa liitetty pääsääntöisesti keskustelun yhteyteen, josta ne löytyvätkin näppärästi. Oman, sisäisen Elysium Solutions Oy-projektimme tiedostoissa on taas esimerkiksi tarjouksia eri töistä, jolloin se toimii näppäränä arkistona josta koko tiedostohistorian saa katsottua ja tarkastettua miten esimerkiksi tietty tarjous on kehittynyt. Jokainen eri docx-versio tarjouksesta on siis tallessa, ja lopuksi teemme näistä aina erillisen PDF-version merkkaamaan tarjous valmiiksi.
Lopuksi
Kuten ylläolevasta, osittain kuvitteellisesta esimerkistä näkee, Basecamp soveltuu vallan mainiosti hyvin simppeliksi projektinhallintatyökaluksi. Markkinoilla on toki muitakin vaihtoehtoja, mutta Basecamp on sopinut meidän käyttöön erinomaisesti.
Alammekin nyt pohdiskelemaan ja kartoittamaan muiden asiakkaidemme halukkuuttaa ottaa Basecamppia käyttöön. Asiakkaallehan tämä ei maksa yhtään mitään, ja toimisi osana meidän tarjoamaamme palvelua.
Etsimme koko ajan loistavia sovelluksia, jotka voisivat auttaa meitä tekemään työmme paremmin ja palvelemaan asiakasta tehokkaammin. Vinkkaa toki, jos sinulla on jotain mielessä!
